Nonato : Digitalisasi Dokumen Kelembagaan, Mudahkan Akses dan Pelestarian Dokumen Jangka Panjang.

Seba,20/06/2025, Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kabupaten Sabu Raijua, Bawaslu Kabupaten Sabu Raijua, mengikuti kegiatan Pembinaan dan Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan Tahun 2025 secara daring pada hari ini jumat (20/06/2025), 

Pentingnya dokumentasi, koordinasi administrasi, dan digitalisasi arsip dalam mendukung kinerja kelembagaan pengawasan pemilu, khususnya pada masa pasca Pemilu dan Pilkada serentak tahun 2024, adalah poin yang menjadi pembahasan dalam kegiatan ini.

Ketua Bawaslu NTT, Nonato Da Purificacao Sarmento, dalam sambutannya menegaskan bahwa penguatan ketatausahaan dan kearsipan merupakan elemen fundamental dalam membangun tata kelola kelembagaan yang transparan dan akuntabel.

“Lembaga Bawaslu mampu menjadi supporting system terhadap tugas-tugas pengawasan pemilu yang efektif bila urusan ketatausahaan dan kearsipan kita tertata dengan baik. Ini bukan hanya soal administratif, tapi soal keberlanjutan informasi dan bukti kerja kelembagaan,” tegasnya.

Lebih lanjut Ia menekankan, pentingnya percepatan digitalisasi terhadap hasil-hasil pengawasan dan dokumen kelembagaan untuk memudahkan akses dan pelestarian dokumen jangka panjang.

“Kalau kita bisa melakukan digitalisasi arsip dengan baik, maka kita bisa memberikan informasi tidak hanya secara konvensional, tapi juga secara digital. Ini penting sebagai bentuk tanggung jawab kita terhadap sejarah pengawasan pemilu,” ujarnya. 

Kegiatan ini juga diikuti oleh jajaran pimpinan Bawaslu Provinsi NTT, Magdalena Yuanita Wake, James Welem Ratu, dan Ignasius Jani, serta perwakilan dari seluruh Bawaslu kabupaten/kota se-NTT. Turut hadir kepala sekretariat, kasubbag administrasi, pengelola arsip, dan pelaksana teknis bidang persuratan.

Pada kesempatan yang sama Kepala Sekretariat Bawaslu NTT, Ignasius Jani menyampaikan bahwa tahun 2025 menjadi momentum awal bagi lembaga untuk fokus pada penguatan fungsi administratif, mengingat telah selesainya tahapan Pemilu dan Pilkada Tahun 2024.

“Mulai tahun ini, kita dorong seluruh jajaran untuk mengumpulkan, mengklasifikasi, dan memverifikasi seluruh arsip kegiatan. Bukan hanya arsip pemilu, tetapi seluruh program kelembagaan dari perencanaan hingga pertanggungjawaban,” tegasnya.

Narasumber dalam kegiatan ini adalah arsiparis internal yang menekankan pentingnya pemahaman terhadap regulasi kearsipan, seperti PP No. 28 Tahun 2012, UU No. 43 Tahun 2009, dan Perbawaslu No. 13 Tahun 2020, sebagai dasar hukum dalam pengelolaan arsip dinamis dan statis.

Peserta kegiatan juga menyampaikan sejumlah tantangan yang dihadapi di daerah, seperti keterbatasan SDM khusus di bidang kearsipan, minimnya sarana penyimpanan, serta kebutuhan pelatihan teknis untuk pegawai.

Kegiatan ini diharapkan menjadi langkah awal konsolidasi dan peningkatan kapasitas kelembagaan, terutama dalam menyongsong tahun-tahun non-tahapan pemilu.

“Mari kita jadikan tahun 2025 sebagai titik balik pembenahan kearsipan kita. Ini bukan pekerjaan teknis semata, tetapi bentuk tanggung jawab sejarah dan profesionalisme kita sebagai lembaga negara,” tutup Kepala Bagian Administrasi Bawaslu NTT, Wilbrodus Ngiso, dalam penutupan kegiatan.